業務マニュアルを作成することで得られる本当のメリット!(見える化をしよう!その15)

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今回は、業務を「見える化」することの本当の意味について考えてみたいと思います。

なぜ、業務マニュアルを作成する必要があるのか?

中小企業の経営者であるあなたは、「ウチの会社でも業務マニュアルを作成してみたい!」と思ったことはないでしょうか?

以前、中小企業で業務マニュアルが作成されないのはなぜか?(見える化をしよう!その5)で、業務マニュアルを作成するメリットなどを説明した際には、作業を効率化できることまでしか触れられませんでしたが、業務マニュアルを作成するメリットは何も作業を効率化することだけではありません。

実は、業務マニュアルを作成することで得られる最も大きなメリットは、マニュアル化することが不可能な創造的な仕事をするための時間を作りだせることにあります。

マニュアル化をすることの外側に本当の目的がある……

業務には「標準化することができるもの(=作業)」と「標準化することができないもの(=仕事)」の二つがありますが、この内、業務マニュアルを作成する対象となり得るのは標準化することができるものだけです。

しかし、このような標準化することができるものの多くは、手間がかかる割には付加価値があまり高くありません。

そこで、業務マニュアルを作成して作業を効率化すれば、その分、付加価値の高い創造的な仕事に時間を回せるようになるのです。

本当に業務マニュアルが作成できないのか?

ここで注意をしなければならないのは、業務マニュアルを作成することができないのは、標準化することができないものだけであって、標準化することが難しいものではないということです。

「難しい=できない」ではありません!

標準化することが難しいものの例としては、知識の見える化を成功させるには……(見える化をしよう!その9)で説明した「暗黙知」によって属人化している作業が挙げられます。

暗黙知というのは、言葉や数値では表現することが難しい属人的な知識のことでしたが、業務マニュアルを作成するには言葉や数値で表現することが必要であるため、まずは言葉や数値で明確に表現することが可能な「形式知」へと変換する必要があります。(詳しくは、知識の見える化を成功させるには……(見える化をしよう!その9)をご覧ください。)

ところが、多くの企業が、この暗黙知から形式知への変換を上手く行うことができないために、自分たちの作業は標準化することができないものだと勘違いしてしまうのです。

けれども、標準化することができないものというのは、今までに存在しなかったものを生み出そうとする仕事であったり、(個人ではなく、組織として)今までに経験したことがなかったりする仕事などのことですから、作業条件がその都度変更されるものであっても、繰り返し行っている作業であれば、工夫次第でいくらでも標準化することができるはずです。

作業の本質がどのようなものなのかを考えようとしないだけ……ではないですか?

つまり、業務マニュアルを作成することが上手な企業というのは、組織として工夫する能力が高いということであり、付加価値の高い創造的な仕事に取り組もうという意欲が強いことを表しています。

そういう意味では、業務マニュアルを作成するということは、自分たちが優秀であることを「見える化」しようとしているのかもしれません……

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