中小企業で業務マニュアルが作成されないのはなぜか?(見える化をしよう!その5)

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このブログ記事は、2018年6月11日に改題・更新しました。

今回は、業務を「見える化」することの難しさについて考えてみたいと思います。

業務を「見える化」するメリット!

あなたが経営している会社では、業務マニュアルを作成しているでしょうか?

もし作成していないのなら、業務マニュアルを作成することで、あなたの会社の「生産性」を飛躍的に高めることができるかもしれません。

なぜなら、業務を「見える化」することで、作業効率を高めることが可能になるからです。

例えば、ある業務をマニュアルとして記述するためには、担当者が普段やっている業務について、作業の順番やそれぞれの作業の関係性などを整理することが必要になり、これらを整理する過程で、普段何げなくやっていた作業の不効率な部分があぶり出され、無駄な作業を省くキッカケとなります。

見える化することが無駄な作業を省くキッカケに!

そして、業務マニュアルが整備され、業務が「見える化」されるようになると、その作業を担当していない第三者であっても作業内容を把握することが可能になるので、担当者以外の第三者のチェックが入り、より客観的な作業の効率性が検証できるようになります。

しかも、ここでいう業務は製造に携わる作業に限定されませんから、製造業のみならず、サービス業などでも生産性を高められるはずです。

更に、業務マニュアルが整備され、それらがきちんと運用されるようになれば、業務の一部については、新人のパートやアルバイトにもその業務を任せることが可能になるでしょうから、人件費を安くすることにも繋がります。

中小企業で業務マニュアルが作られない本当の理由……

このようにとても大きな効果が見込める業務マニュアルが、中小企業ではほとんど作成されないのはなぜなのでしょうか?

業務マニュアルが作成されないのはなぜ?

それは、マニュアル化を進めることは、その業務を担当している従業員にとっては“都合が悪い”からです。

業務をマニュアル化するということは「作業の標準化」を意味します。

このことは、“この業務はその人でなければ任せらない”という業務の属人性を大幅に軽減させることになるので、担当者にとっては、自分の仕事が奪われてしまう危険性を高めてしまうことになります。

又、作業の標準化が進むことで、数値によるチェックまで可能になってしまうと、管理がすごく厳しくなるのではないかという疑念まで生まれてしまいます。

つまり、業務をマニュアル化することは、会社や経営者にはメリットになっても、従業員にはメリットにならないのです。

そこで、中小企業で業務のマニュアル化を進めるには、従業員の自主性に任せるのではなく、経営者が主導してこれを行う必要があります。

但し、従業員側の協力を引き出せなければ業務マニュアルを作成することはできませんから、彼らの協力が得られるように配慮しなければなりません。

そのため、例えば、生産性の向上に応じて従業員の賃金を高くすることを約束するなど、作業を標準化することが従業員のメリットにもなるように工夫する必要が生じます。

尚、これらを行うには、経営者が従業員に信頼されていることが前提となります。

従業員にとってもメリットになるような工夫が必要……

もちろん、あなたは大丈夫ですよね?

次回は、企業の経営状態を「見える化」する方法について解説したいと思います。

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