マイナンバー対応、私が思うに・・・その2

その1では、マイナンバー対応というのは、まさに、マイナンバー法を順守するという目的を達成するための仕組みを作ること、つまり、これに対応する『内部統制』の整備をすることだと思う・・・というところまで解説しました。

今回は、組織としての機能を発揮するためにはどうあるべきかについて、解説してみたいと思います。

私がその1で、『内部統制』の解説をしたのは、中小企業ではあまりにも組織の機能や組織のチェック機能を軽んじていると感じているからです。

そして、組織の機能や組織のチェック機能を軽んじている会社の場合、マイナンバー制度の導入にあたって混乱が生じたり、マイナンバー制度が運用され始めると、気づかぬうちに罰則を課せられてしまうというような事態になるのではないかと危惧しているのです。

なぜなら、組織の機能や組織のチェック機能を軽んじている会社というのは、マイナンバー対応のための体制の整備や運用の必要性が、きちんと理解されていない恐れがあるからです。

『御上には逆らえないから、イヤイヤ対応するか・・・』というような態度では、マイナンバー対応のための体制が十分には機能しない可能性があります。

マイナンバー対応のための体制の整備や運用の必要性を理解していますか?

人の集まりである組織が、組織としての機能を発揮するためには、人々の行動が調整されていることが必要になります。つまり、『誰が』、『何を』、『どのように行うか』をあらかじめ決めておく必要があるのです。そうでなければ、通常は、上位の人が、その都度判断して、細かな指示を出さなければならなくなります。

更には、組織が、組織としての機能を発揮するためには、人々の行動が、組織としての目的に合致しているかも、チェックしていかなければなりません。そうでなければ、人々が勝手に行動してしまい、組織としての目的を達成できなくなる恐れがあるからです。

 

確かに、中小企業の場合には、大企業と比べて、従業員の数も少なく、経営者と従業員の距離も近いため、経営者の目が届きやすく、従業員の行動の把握もしやすいでしょう。

だからと言って、会社の全ての事項について、経営者が判断し、従業員の行動を経営者がチェックするというのは、非常に非効率ですし、会社が大きくなってくると、どこかでそのようなことは出来なくなってきます。 

 

又、経営者の中には、従業員の自主性を重んじるという方もおられると思いますが、きちんとしたルールや方針を立てた上でならともかく、ただ丸投げしているだけというのであれば、それは体のいい責任放棄でしかありません。

やはり、従業員が自律的に行動できるようにするには、その前提として、ルールや方針をあらかじめ決めておく必要があるのです。

経営者の皆様、あなたの会社に、業務マニュアルや業務フロー図、業務に関するチェックリストなどはありますか?

   

もちろん、中小企業の場合、会社のあらゆる業務について、業務マニュアルや業務フロー図、業務に関するチェックリストなどを用意するのはやりすぎでしょう。

しかし、日々行っている基本的な定常業務についてぐらいは準備しておくべきです。

従業員の行動を逐一チェックしたりすることは、本来、経営者のするべき仕事ではないからです。

経営者が会社のためにするべきことは、他にもっとあるはずです。

それは、経営者のするべき仕事でしょうか?

次回は、組織の有効性と組織の効率性について解説したいと思います。